La actualidad ha obligado a muchas personas acostumbradas a trabajar de tú a tú a tener que realizar sus tareas desde casa, teletrabajando.
Esta situación ha provocado que muchas de las cuestiones que antes se realizaban simplemente levantado la vista o acudiendo a la mesa de un compañero ahora tengan que hacerse online.
¿Cómo comunicarte mejor y de una forma más efectiva?
Existen muchas posibilidades: llamada telefónica, mensaje a través de WhatsApp, Slack, Teams u otra plataforma de mensajería... y también enviar correos electrónicos, por supuesto.
En los medios de comunicación se acostumbra a recibir y redactar muchos emails. Te damos las pautas para que lleguen de la mejor forma y logren lo que buscas.
La importancia del asunto
El asunto del correo es un elemento cuya relevancia a veces se suele obviar pero es fundamental.
Ante la avalancha de correos electrónicos que llenar a diario nuestra bandeja de entrada es la clave para que tu email destaque y sea leído o, por el contrario quede en el olvido.
Por tanto, préstale atención y rellénalo siempre. Pero no de cualquier forma, sino siendo directos, con no más de tres o cuatro palabras, resumiendo en ellas el objeto del mismo. Así lograrás mayor apertura.
El cuerpo del email
A la hora de redactar el texto no olvides nunca saludar y despedirte. Recuerda que esta comunicación sería lo más parecido a una misiva ya en desuso.
Al escribir una carta nunca lo olvidarías ¿verdad? Pues aquí debes actuar de la misma manera, aunque sea la contestación inmediata a otro email recibido. Con un ¡Hola de nuevo! sales del paso mostrándote muy amable.
Además, nunca excedas un límite prudente de texto. Escribe las ideas que necesitas intercambiar de forma directa, sin preámbulos, y adjunta un documento con las ideas más extendidas si es necesario ya que el cuerpo del correo debe de ser breve si quieres lograr que la persona que lo reciba lo lea al completo. Recuerda que no vas a ser la única persona que le envíe un email ese día a tu destinatario.
Todo dependerá, claro está, de qué necesites exponer y siempre del objetivo del correo, algo que nunca puedes perder de vista.
Úsalo como comunicación de cuestiones importantes
Cualquier empresa ha de comunicar cuestiones importantes a sus empleados cada cierto tiempo.
Esto que hasta hace unos días se realizaba mediante una reunión presencial ahora puede quedar plasmado perfectamente en un email.
De esta forma te aseguras de que todas las personas recibirán la información. Y para más seguridad puedes solicitar un acuse de recibo para cuando tu receptor abra el mail y puedas recabar quién lo ha leído y quién no.
Asimismo, usa el mail para resumir la información destacada que se ha tratado en una reunión que hayas mantenido online con tus empleados para dejar claros los puntos importantes.
La educación, ante todo
Es importante mantener las buenas formas y tratar siempre con respeto a la persona que va a recibir tu email.
Ya hemos comentado la importancia del saludo y la despedida pero también lo es el dar las gracias al principio o final del texto.
Lograrás que la otra persona se sienta complacida y más predispuesta a ‘escucharte’.
Envío de archivos pesados
Si lo que antes presentabas en un Power Point ahora te toca enviarlo a tus compañeros o trabajas con imágenes pesadas que antes simplemente volcabas en un ordenador de la oficina y ahora has de enviarlas y tu correo no te deja... ¡no sufras!
Existen programas gratuitos y sencillos como WeTransfer que aceptan archivos muy pesados y envían los adjuntos en tu nombre. ¡No dudes en usarlo!
Revisa tu email
Finalmente, revisa tu correo siempre antes de darle a enviar. Un error tipográfico, una falta de ortografía, un archivo no adjuntado o un destinatario incorrecto pueden jugarte una mala pasada, además de crearte una imagen incorrecta de poca profesionalidad.